Povezanost avansne i finalne fakture
Prvo što moramo napomenuti da avansna faktura ili račun za predujam nisu isto kao i predračun. Glavna razlika između avansne fakture i predračuna ili ponude je što je ona obvezujuća i knjiži se, dok su predračuni i ponude samo informativnog karaktera.
Avansna faktura izdaje se kada se uplata vrši prije isporuke proizvoda/usluga, odnosno kada unaprijed treba platiti određeni iznos kako bi se pokrenula isporuka proizvoda/usluge.
Nakon avansne fakture obavezno slijedi finalna faktura, dok se avansna stornira. Finalna faktura mora sadržavati sve proizvode/usluge koji su isporučeni, uključujući i one iz avansne fakture. Također mora sadržavati razliku ukupnog iznosa smanjenog za avansnu fakturu.
Unos avansne fakture
Postupak za unos izlaznih faktura uvijek je isti. U kategoriji Izlazne fakture, klikom na „Unos nove fakture“ u gornjem desnom kutu otvorit će se polja za ispunjavanje podijeljena u 5 koraka.
Odabir klijenta
Prvi korak je „Klijent“. Klijenta možeš odabrati iz već upisanih u sustav, ili unijeti novog klijenta odabirom te opcije.
Ako je klijent nov, klikom na opciju „Novi klijent“ otvorit će ti se polja za upis podataka o novom klijentu.
Obavezna polja koja moraš ispuniti da bi mogao spremiti novog klijenta su označena sa zvijezdicom. Nakon spremanja, taj klijent će se prikazati kao odabrani, a podaci koje si upisao/la će se prikazati niže kao „Podaci o klijentu koji će se prikazati na izlaznoj fakturi“.
Osim toga, ovisno o tipu klijenta i tvojim postavkama će se ispisati kakva će se faktura kreirati.
Odabirom klijenta otvaraju se ostala 4 koraka.
Podaci
Drugi korak odnosi se na podatke o fakturi. Prvo što ovdje moraš odabrati je tip fakture, a to će u ovom slučaju biti „Za avansnu uplatu“ ako je u pitanju pravni subjekt ili "Fiskalna avansna" ako je u pitanju privatna osoba.
Broj fakture se automatski generira zadanim redoslijedom. U slučaju da imaš više poslovnih prostora ili naplatnih uređaja, ovdje možeš odabrati u koji od njih pripada faktura koju kreiraš.
Način plaćanja možeš odabrati iz padajućeg izbornika.
Kao datum fakture se automatski upisuje današnji dan i vrijeme te ga nije moguće mijenjati.
Datum dospijeća plaćanja će se generirati ovisno o tome što si odabrao/la u postavkama faktura i ponuda, no i njega možeš promijeniti klikom na datum te odabirom odgovarajućeg iz kalendara.
Ako se datum isporuke razlikuje od datuma fakture, njega možeš odabrati iz kalendara klikom na polje za ispunu datuma. Datum isporuke označava datum nastanka porezne obveze.
Ako imaš više transakcijskih računa, kod polja „IBAN“ odaberi koji račun će se prikazivati na fakturi. Ovo polje možeš ostaviti i prazno, pa će se u tom slučaju na fakturi ispisati IBAN-i svih tvojih računa.
Model i poziv na broj se automatski popunjavaju. Za poziv na broj se koristi broj fakture, no možeš ga promijeniti ako želiš.
Ako želiš da se na fakturi ispiše QR kod za plaćanje, tu opciju možeš označiti pa će ti se otvoriti prozorčić s računom koji će biti korišten za uplatu.
Usluge/proizvodi
Nakon odabira klijenta i unosa podataka o fakturi, trebaš unijeti podatke o uslugama. Klikom na „Dodaj novu uslugu/proizvod“ otvaraju se polja u koja ćeš upisati naziv, opis te financijske podatke o usluzi/proizvodu.
Ako želiš da se na desnoj strani prikazuju najvažniji podaci o fakturi koje si odabrao/la u prethodnom koraku kao i financijski podaci koje si upisao/la u ovom klikni na Sažetak fakture u gornjem desnom kutu. Kako bi se sažetak uvijek prikazivao, možeš odabrati da se trajno prikazuje na dnu sažetka.
Ostalo
U zadnjem koraku možeš odabrati dodatan jezik fakture ako je potrebno.
Također ćeš vidjeti koje se napomene prikazuju na fakturi te možeš upisati dodatnu napomenu (ako je ima) koja će se prikazivati na fakturi.
Moguće je uploadati dodatne dokumente koji će se prikazivati s fakturom te upisati reference ako se radi o eRačunu.
Pregledaj & spremi
Zadnji korak služi za pregled fakture i svih upisanih podataka kako bi se izbjegle greške.
Ako su svi podaci na fakturi ispravni, možeš kliknuti na Spremi fakturu.
Unos finalne fakture
Prije kreiranja finalne fakture, obavezno moraš stornirati avans koji je kreiran.
Postupak za unos finalne fakture je skoro isti unosu obične ili avansne fakture. U prvom koraku se bira klijent na kojeg se faktura odnosi.
Razlika u unosu se pojavljuje u 2. koraku, odnosno u podacima o fakturi. Ovdje će se pod tip fakture odabrati „Finalna“ kada je u pitanju pravni subjekt ili "Fiskalna finalna" kada se radi o privatnoj osobi.
Odabirom ovog tipa fakture otvara se dodatno polje u kojem biraš avansnu fakturu koja je prethodila finalnoj. Možeš odabrati fakturu iz sustava ako ju imaš upisanu ili odabrati ručni unos ako se radi o fakturi koja nije kreirana u Fakturku. Kod ručnog unosa je potrebno upisati broj, datum i iznos avansa.
U 3. koraku, odnosno kod upisivanja usluga/proizvoda moraš upisati sve što je pruženo s ukupnim iznosima, uključujući i usluge/proizvode s avansne fakture. Na temelju toga će Fakturko izračunati razliku između avansne fakture i dodanih proizvoda/usluga i nju ispisati kao „Preostalo za uplatu“.
U pretpregledu ćeš vidjeti koliki je ukupan iznos fakture, te koji je iznos preostao za plaćanje.
