Poslovni proces

Što je poslovni proces?

Poslovni proces je obavezan podatak eRačuna koji označava vrstu eRačuna. Postoji nekoliko oznaka poslovnih procesa, a svaka opisuje određeni tijek poslovnih događaja koji su prethodili izdavanju eRačuna.

P1 - Isporuka po ugovoru i narudžbenici

• Račun se izdaje nakon isporuke koja je naručena narudžbenicom, uz unaprijed dogovorene uvjete iz ugovora.

• Ugovor definira opće uvjete isporuke i plaćanja između kupca i prodavatelja.

• Kupac šalje narudžbenicu (što/količina/mjesto/vrijeme), prodavatelj isporuči i potom izda račun kupcu.

• Ako postoji depozit za povratnu ambalažu, na računu/odobrenju mogu biti i korekcije (npr. povrat depozita), uključujući negativne stavke.
  
  

P2 - Periodična naplata po ugovoru

• Račun se izdaje po unaprijed dogovorenom rasporedu (npr. mjesečno/kvartalno), neovisno o pojedinačnim isporukama.

• Osnova je ugovor i vremenski interval trajanja usluge, a ne svaka pojedinačna narudžba.

• U pravilu nema potrebe za zasebnom narudžbenicom za svaku isporuku.

• Često se koristi kod pretplata, komunalnih i drugih kontinuiranih usluga gdje je iznos dogovoren po periodu.
  
  

P3 - Isporuka po pojedinačnoj narudžbenici (bez posebnog ugovora)

• Svaka narudžba/isporuka se zasebno dogovara i u pravilu završava izdavanjem računa.

• Ne postoji odvojeni okvirni ugovor; narudžbenica služi kao osnovni dokaz dogovora.

• Naručivanje može ići telefonom, e-mailom, webom ili drugim kanalom.

• Prodavatelj po potrebi potvrđuje narudžbu prije isporuke.
  
  

P4 - Predujam (avans) prije isporuke

• Kupac plati unaprijed (predujam), a račun za isporuku se kasnije izdaje uz zatvaranje/kompenzaciju avansa.

• Plaćanje predujma se obavlja prije isporuke robe/usluge.

• Nakon isporuke izdaje se račun koji se odnosi na tu isporuku, a avansni računi se zatvaraju (storno/umanjenje) prema dogovoru.

• U praksi je često: jedna isporuka = jedna narudžba = jedan račun.
  
  

P5 - Plaćanje na licu mjesta

• Plaćanje se obavlja odmah (najčešće gotovina/kartica), a račun se izdaje na licu mjesta ili neposredno nakon.

• Često nema formalne narudžbenice ili ugovora, pa su interne kontrole važnije (tko je naručio, što je isporučeno i sl.).

• Fakturiranje može biti prije, poslije ili istovremeno s isporukom, ovisno o praksi i uvjetima isporuke.

• Račun se tipično povezuje s načinom plaćanja (npr. gotovina/kartica) i naplaćenim iznosom.
  
  

P6 - Plaćanje prije isporuke na temelju narudžbenice

• Kupac plati unaprijed za točno određenu narudžbu; isporuka slijedi tek nakon uplate.

• Narudžbenica je razmijenjena između kupca i prodavatelja.

• Dogovor je da je uplata uvjet za isporuku (payment-before-delivery).

• Plaćanje je vezano uz konkretnu narudžbu/isporuku, ne općenito.
  
  

P7 - Račun s referencom na otpremnicu

• Račun uključuje referencu na otpremnicu koja prati isporuku.

• Otpremnica se izdaje prije isporuke ili zajedno s isporukom.

• Na računu se navodi referenca (broj/oznaka) na relevantnu otpremnicu.

• Sadržaj računa treba odgovarati onome što je navedeno na otpremnici.
  
  

P8 - Račun s referencom na otpremnicu i primku

• Račun se veže uz otpremnicu (isporuka) i primku (potvrda primitka), radi jasne dokumentne veze.

• Nakon isporuke prodavatelj često čeka primku od primatelja kao potvrdu primitka i eventualnih odstupanja.

• Račun se izdaje na temelju informacija koje su potvrđene u primci.

• U računu se navode reference na oba dokumenta (otpremnica + primka).
  
  

P9 - Odobrenje / negativni iznosi (povrati, popusti, korekcije)

• Dokument kojim se umanjuje prethodni iznos (npr. povrat robe, rabat, greška) – kao odobrenje ili negativni račun.

• Razlozi mogu biti povrat, popust, pogreška u prethodnom računu ili obračun povratne ambalaže/depozita.

• Može se izdati kao negativni račun ili kao odobrenje, ovisno o dogovoru i praksi.

• U pravilu se referencira izvorni račun/dokument na koji se korekcija odnosi.
  
  

P10 - Korektivni račun (storno / ispravak)

• Izdaje se dokument kojim se ispravlja pogrešan ili osporen račun (djelomično ili u cijelosti).

• Jedan pristup: poništiti original (identičan dokument s negativnim iznosima), pa izdati ispravan račun.

• Drugi pristup: poslati korekciju samo za razliku (pozitivno/negativno), uz jasnu referencu na izvorni račun.

• Korektivni dokument se treba odnositi na izvorni račun kako bi veza bila nedvosmislena.
  
  

P11 - Djelomični i konačni račun

• Fakturiranje u fazama: parcijalni računi tijekom izvođenja + završni račun koji obuhvaća ukupnu realizaciju.

• Tipično u projektnoj i građevinskoj industriji gdje se rad izvodi kroz etape.

• Završni račun se odnosi na parcijalne račune i ‘zatvara’ cjelinu.

• Ovisno o dogovoru, ponekad se PDV/obračun prikazuje tek u završnom računu.
  
  

P12 - Samoizdavanje računa (self-billing)

• Kupac izdaje račun u ime prodavatelja, uz prethodni dogovor i jasno definirane procedure.

• Račun mora biti označen kao samoizdavanje i usklađen s relevantnim pravilima/zahtjevima.

• Potrebno je imati unaprijed dogovorene korake prihvata i kontrole s obje strane.

• Koristi se u specifičnim poslovnim modelima gdje kupac preuzima proces izdavanja računa.
  
  

P99 - Ostalo (korisnički opis)

• Poseban scenarij koji nije pokriven standardnim P1–P12; opis procesa se upisuje ručno.

• Kad odabereš P99, moraš unijeti opis procesa.

• Opis se sprema u bazu i u XML ide kao: P99: .